Pemerintah Daerah Kota Bogor

Untuk lebih memudahkan penyimpanan arsip surat dan mempercepat pendisposisian serta menghemat biaya kertas yang selama ini digunakan dalam surat menyurat, kantor Kominfo kota Bogor mengadakan pelatihan e-surat di ruang Rice Room Kantor Kominfo Kota Bogor Jl. Ir. H. Juanda No 10 komplek Balaikota Bogor.

Pelatihan berlangsung selama 5 (lima) hari mulai dari tanggal 3-5 September dan dilanjutkan tanggal 8-9 September yang ditujukan kepada para operator yang sehari-hari bertugas mengelola arsip surat di Dinas, Badan, Kantor, UPTD serta di 68 kelurahan dan 6 kecamatan se kota Bogor.

Kasubag TU kantor Kominfo Kota Bogor Rudi Suryanto yang didampingi instruktur pelatihan Saeful Hamdi mengatakan tujuan diselenggarakannya pelatihan ini untuk mulai membiasakan dan menuju pengelolaan arsip secara elektronik. “Kedepan surat menyurat tidak lagi menggunakan kertas”, kata Rudi.

Secara teknis dijelaskan Saeful, langkah awal mereka selalu mengarsipkan surat khususnya surat masuk dengan cara di scan. Selanjutnya disposisi juga secara elektronik, lalu kepada Dinas, Badan, Kantor melihat melalui akun email masing-masing. Setelah itu mereka mendisposisikan surat kepada staf dibawahnya.

“Kita melengkapi sistem sim surat ini dibantu juga oleh Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan (BKPP) kota Bogor. Usernya sudah menggunakan Simpeg data pejabat dan mereka login tinggal pake NIP,” ujar Saeful.

Ditambahkan Rudi, dengan menggunakan sistem e-surat diharapkan arsip surat akan tersimpan dan tidak usah susah mencari atau takut tercecer.

“Nantinya untuk e-surat ini akan teraplikasi di Android. Jadi walaupun kita sedang berada di perjalanan dan suratnya ada di kantor kita masih bisa tetap baca. Kita akan tahu besok ada jadwal apa ? harus kemana ? dan kepala kantor atau dinas tinggal mendisposisi,” papar Rudi.

“Begitu pula ketika suatu saat surat itu mau di ambil ulang tinggal membuka di query sistemnya dan akan muncul surat tersebut,”lanjutnya.

Menginjak hari ketiga pelatihan berjalan lancar dan para peserta mengikuti semua instruksi dengan baik. (Tria S)

editor: sisco sirait